¿Qué es un webinar y cómo lo debe integrar en su estrategia de marketing empresarial?

La palabra Webinar (en inglés) se refiere a una conferencia impartida en Internet, en vivo; es una combinación de la palabra Web y Seminar para que salga Webinar.

Algunos llaman al evento Webinar por otros nombres, tales como: conferencia en Internet, conversación en Internet, transmisión por Internet en vivo, conferencia web, e-seminario y seminario en línea; todos con la misma intención: webinar.

Las conferencias ante una audiencia tiene la capacidad de crear interacción, como levantamiento de manos, hacer preguntas, responder encuestas, etc.

A diferencia del video que es unidireccional, del presentador al espectador, no hay forma de expresar una posición, hacer una pregunta u obtener una respuesta.

Entonces, si usted pregunta ¿qué es un webinar? La respuesta precisa es: Webinar es un sistema de transmisión web en vivo que permite el diálogo con sus participantes.

La mayoría de los comercializadores por Internet usan el webinar para fines de marketing y la mayoría de los propietarios de negocios ven el Webinar como una plataforma para impartir cursos, por lo que es importante que conozcas qué es un webinar y cómo se puede usar.

El webinar se puede utilizar para dar una conferencia o un curso tal como usted está acostumbrado a dictarla en un salón de clases, aula o sala de conferencias. Bueno, no es exactamente lo mismo; no ve a la audiencia físicamente con sus ojos, sabe que está ahí, pero no tiene contacto visual con ella.

Los participantes ven su presentación, escuchan su voz, lo observan a través de sus cámaras web, logrando de esta manera conocerle y llevarse una buena impresión sobre usted.

Esto es lo más similar a una reunión cara a cara.

Ahora, ¿piense qué es un webinar para usted? Lo mucho que puede hacer con estos beneficios: no salir de la oficina, enviar un mensaje a cientos y miles de personas que se encuentran en todas partes del planeta, permitiendo hacer preguntas y respondiendo a ellas, y todo en vivo y en directo.

Hay muchos programas para crear webinars con una gran variedad de características. La siguiente lista incluye las capacidades básicas que debería tener cualquier sistema de webinar:

Optimización de la calidad de la comunicación de Internet

El Webinar es un sistema creado para distribuir contenido a través del Internet. La calidad y la continuidad de la transmisión tienen una conexión directa con el éxito del Seminario que se presentará.

Debe entenderse que la comunicación por Internet no es lo mismo que la comunicación por cable o teléfono.

La comunicación por Internet es más similar a las comunicaciones de los celulares donde hay perturbaciones / interrupciones y desconexiones por cortos períodos de tiempo.

Por lo tanto, lo que el sistema de webinar debe garantizar es la calidad de dicha comunicación.

Número de participantes

Este número se refiere a la cantidad de participantes que están conectados al mismo tiempo durante el webinar. Los diferentes sistemas de seminarios web permiten 25, 100, 200, 500, 1000, 5000 o un número ilimitado de participantes.

Webinar pago

Generalmente los seminarios web realizados para clientes, empleados, proveedores o socios son gratuitos. Sin embargo, hay varios sistemas Web que permiten un proceso de cobro al ingresar al Seminario. Esto significa que se puede crear un webinar y ganar dinero con él.

El pago puede hacerse a través de PayPal. Los participantes deben pagar por adelantado antes de que puedan ingresar a la sala virtual.

Si planea cobrar dinero en el momento de inscripción al webinar, debe elegir un sistema de webinar que satisfaga éstas necesidades.

Formulario de inscripción o Registro

Esta es la “puerta de entrada” al sistema. Cada webinar debe contener un formulario de registro con campos obligatorios, como el nombre y el correo electrónico, pero se pueden agregar campos adicionales al formulario, como la organización / nombre de la empresa, dirección, cargo de trabajo.

En algunos sistemas de webinars, también puede agregar preguntas abiertas, tales como: ¿Cuáles son sus expectativas de webinar hoy? O preguntas con varias respuestas y opciones, como: ¿A cuántos webinars ha asistido?

Registro de confirmación de correo electrónico

Una vez que un participante se haya registrado, recibe un correo electrónico de confirmación donde se le informa la hora del Webinar al cual se registró, así como detalles adicionales que debe preparar, si es necesario.

Además, el correo electrónico también incluye un enlace de inicio de sesión único para cada usuario. Cuando sea el momento del webinar, el participante hace clic en el enlace único que se le envió e ingresará a la sala virtual – webinar.

Recordatorios por correo electrónico

El sistema del webinar le enviará una serie de recordatorios a la persona que se inscribe en el webinar. La fecha de envío de los recordatorios se puede establecer en los días y horas anteriores a la fecha en que se llevará a cabo el webinar.

Presentadores

En el sistema de webinars, puede haber solo un presentador al mismo tiempo, un presentador que compartirá su pantalla, su micrófono estará abierto y, si lo desea, puede abrir la cámara de su computadora.

Si hay otro presentador, el sistema de webinar tiene la capacidad de transferir el uso compartido de la pantalla de uno a otro porque solo se puede compartir una pantalla al mismo tiempo.

Oradores

Por lo general, el presentador es el que habla. Sin embargo, es posible que en el mismo Seminario hayan otros oradores; es decir, éstos podrán controlar el micrófono y la cámara de su ordenador, lo cual significa que pueden tomar parte de la transmisión en vivo.

El presentador elige, en tiempo real, qué ventana mostrar desde su computadora

De hecho el presentador comparte su pantalla con los participantes, por lo cual, los participantes ven lo que el presentador ve en su pantalla. Si el presentador ve una presentación de PowerPoint, los participantes también ven la misma presentación.

Si el presentador elige mostrar una ventana del navegador en su computadora, los participantes también ven la ventana del navegador.

Si el presentador selecciona mostrar una ventana de software como un sistema de relaciones con el cliente, los participantes también verán la misma ventana que el presentador selecciona para mostrar.

La cámara de video del presentador

El presentador puede abrir la cámara web y los participantes verán el video al costado de la presentación.

Esta es una opción. Si el presentador elige abrir la cámara, los participantes verán su cara junto al contenido de la ventana que está compartiendo.

Si el presentador deja la cámara apagada, los participantes verán solo la presentación.

La cámara de la computadora permite al presentador mostrar un demo de un producto, un proceso de tratamiento, un proceso de cocción, etc.

Grabación del webinar

El Webinar se puede grabar y usar más tarde para:

• Participantes que quieran volver a escuchar el seminario
• Registrados que no participaron en vivo en el webinar y lo quieran ver

Hay sistemas que graban automáticamente y se cargan directamente a YouTube y hay sistemas que necesitan reproducir una grabación manual y luego editar el video.

Diálogo entre el presentador y los participantes

El método más común de diálogo entre el presentador y los participantes es a través de mensajes de texto, similar al envío de SMS (mensajes de texto por el celular).

En cualquier momento durante el webinar, los participantes pueden enviar mensajes al presentador sobre cualquier tema o inquietud.

También existe la posibilidad de que el administrador del webinar abra el micrófono e incluso la cámara de video para ciertos participantes si así lo desea.

El botón “Levantar la mano” permite al presentador hacer una pregunta y a los participantes responder presionando el botón de ”levante de mano”.

Puede hacer preguntas con varias respuestas opcionales: la pregunta se muestra en la pantalla de los usuarios y ellos eligen la respuesta o las respuestas correctas.

El presentador ve las respuestas en tiempo real y también puede compartirlas con los participantes.

Encuesta al finalizar el webinar

Opcionalmente, al final del Seminario, se les puede pedir a los participantes que completen un breve cuestionario de comentarios.

Informes de resumen del webinar

• Informe en formato Excel detallado con los datos de todas las personas que se registraron al webinar,
• Informe en formato Excel detallado con los datos de todos los que participaron en el webinar,
• Documento en formato Word con todas las preguntas realizadas durante el webinar,
• Informe en formato Excel detallado de la encuesta sobre los comentarios realizados,
• Informe detallado cronológicamente sobre la presencia de los participantes en el webinar.

Hay 2 proveedores gratuitos de webinars: el uno, Skype con capacidad de hacer un seminario de hasta 10 participantes, y el otro, Hangouts de Google con un número ilimitado de participantes.

Pero, y aquí hay un pero muy grande… tanto Skype como Google Hangouts fueron creados para una conversación en Internet entre 2, 4 y tal vez 10 personas: conversación individual, conversación entre amigos, conversación familiar si lo desea, pero no se crearon para Seminarios Web con cientos de clientes.

Si revisa la lista de características anteriores, verá que estos dos sistemas carecen de capacidades básicas; pero, y eso no es todo.

Dado que el servicio es gratuito, no hay garantía de la calidad de la comunicación e incluso si la comunicación falla durante el Seminario, ¿a quién se puede dirigir? ¿A quién se le quejaría? ¿Cómo se sentirá usted con sus participantes?

Varias plataformas de webinars pagos permiten una suscripción gratuita durante un período limitado.

La limitación no es sólo en tiempo, sino también puede ser en el número de Seminarios Web que se pueden realizar en un mismo período de tiempo, o la duración del Seminario; pero la principal limitación es el número de participantes, por lo general es hasta máximo 25 participantes.

El período de prueba gratuito le permite “entrenarse” con el sistema de webinars y probar su capacidad para sus necesidades particulares. Existen sistemas que requieren que usted compre una suscripción mensual, pero le otorgan un reembolso de hasta 30 días el día de la compra.

El pago para el sistema de Webinar suele ser mensual con la posibilidad de comprar una suscripción anual con un descuento significativo.

¡Para que su Webinar sea un éxito, debe ejecutarse sin errores, sin problemas! Esta es una transmisión en vivo, en tiempo real, ante decenas, cientos y tal vez miles de participantes que lo ven y escuchan.

La parte técnica es impredecible y siempre tiene problemas.

Estamos aquí para darle una solución.

Les ofrecemos un servicio profesional de alquiler de Seminarios Web que le brindará tranquilidad para tratar solo con el contenido que usted quiere presentar y atraer a los participantes. ¡De lo técnico y la coordinación nos encargamos nosotros!

Tenemos un amplio conocimiento y experiencia de cientos de Webinars que hemos preparado para nosotros y nuestros clientes, entre ellos: Export Institute, Embassy de India, Neoparam y otros.

Tiene a alguien en quién puede confiar.

Asegúrese de traer participantes y conferencistas, de ser necesario, y por supuesto, la presentación – que nosotros nos ocuparemos de todo lo demás.

Nosotros, personalmente lo guiaremos y lo capacitaremos, para que su Webinar sea todo un éxito.